この7月で3年目にはいるフランクリンプランナー、日々のPDCAを回すためになくてはならない存在になってまいりました。
そのフランクリンプランナーに先日から使いはじめましたウイークリーリフィルについて。自分へのログを兼ねて使い方をまとめておこうと思います。
週の計画はバーチカルリフィルを使用する
使用しているのはバーチカルタイプのリフィルです。
会議や打ち合わせそして予定の間、どれだけ自分の時間が使えるのかが感覚的にわかりやすいので、使える時間を加味してタスクスケジュールを考えるのにはバーチカルリフィルにしております。
以前、能率手帳を使用しているので、同じようにウイークリーレフトタイプをタスク管理にも使用してみましたがどうも使いにくい。
どれだけ自分の時間が使えるのかがいまいちピンとこなくて。また、タスクも右ページのノートに横並びに書いていくのがなじめなく。
しばらくはウイークリーレフトを使っていましたけど、結局バーチカルタイプに戻した経緯があります。
一週間の予定を書き込む
週の初め、タスクを計画するときに、まず実施するのはその週の予定を全て書き込みます。
ここでの予定とは打ち合わせだったり医者であったり習い事であったり自分以外の人と約束している内容です。
バーチカルリフィル の時間軸を使ってその予定と予定されている時間を矢印で記入していきます。
ついでに、ペンを赤色のものに持ち替えて、会社の出社時刻や帰宅時刻に線を引き、昼休憩の時間は破線で記入します。
赤線から赤線までが会社にいる時間、そこから予定の矢印がない時間がその日会社で自分が使える時間になります。
さらに、大雑把に言うと、赤線の上が起きてからの時間、赤線の下が会社が終わってからの時間です。
バーチカルリフィルを使うと、自分が自由に使える時間の感覚がこんな感じでつかみやすいです。
今週のタスクを割り振る
予定を書き込み使える時間がイメージできたら次は各曜日ごとにタスクを割り振っていきます。
5年後の目標から年次・月次・週次計画に落とし込んだタスクを割り振っていく。
リフィルの上側を会社のタスク、下側をプライベートのタスク欄として、分けて書いております。
「7つの習慣」に大きい石からビンに詰めていくとあるように、プライベートも会社も関係なく自分が重要だと思ったことをまず書いていくようにします。
ここでタスクを詰め込め過ぎてしまうと、できなかったときに「自分はダメだ」とセルフイメージを下げてしまうことになりますので、使える時間を考えつつタスクを入れていきます。
まとめ
以前はtoodledoで週次計画を管理しておりましたが、ここ数年は完全に紙の手帳でこんな感じに管理しております。
手で直接書くことで、考え直したり、記憶に止まったりと、メリットがあると考えてます。
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