スケジュールとタスク、わたしは手帳とクラウドサービスで管理しております。
デジタルとアナログ、どちらか一方で管理したのがいいのでしょうけど、わたしの場合は完全に趣味、「どちらも使っていきたい！」ということでクラウドサービスと手帳とを併用しております。
今回はクラウドサービスと手帳を併用する際に気を付けていることをまとめておきます。
どこをマスターデータとするかを決める
用途の同じ2つのメディアを併用する際にまずしなくてはいけないのがどちらをマスターデータとするのか。
情報を入力のするときはじめに入力する場所でそこからコピーしていく。または、複数のメディアに分散している情報がまとめられて管理されている場所ですね。
わたしの場合は手帳をマスターとして、クラウドサービスはスレーブの位置。
Googleカレンダーや会社のグループウェアなどありますが、すべてタスクやスケジュールは手帳に集まるようにしております。
頻繁に手帳とクラウドを同期する
マスターとなるメディアを決めても、それぞれのデータが同期されていなければ併用は難しい。
気持ちよく複数のメディアを使うためには頻繁に同期して、それぞれが最新の情報に更新されている必要があります。
わたしの場合、会社についたらまず朝一タスクの一つとして手帳と会社のグループウェアそしてGoogle カレンダーの同期を取ります。
グループウェアから手帳とGoogleカレンダーに予定を転記する。タスクを手帳からtodoistへ転記する。
さらに、時間がなくて朝一の転記が不十分だったり、会議予定が入ったり、タスクの実施状況を各メディアで更新するため、会社から帰る前にも同期するようにしております。
それぞれの得意分野を生かす
手帳には手帳の得意と不得意分野があり、クラウトにも同様に得意不得意があります。
手帳とクラウドを併用しているのですからそれぞれの得意分野を活かしていきましょう。
たとえば、
手帳の得意なことと言えばさっと確認できること。取り出してバラバラっと開いて確認できることですね。
手帳はすぐに開けるように手元に置いて、さっと予定やタスクの存在を確認するために使います。
クラウドは手帳ほどスペースに制約がなく検索性もよいので予定やタスクの詳細を管理します。
予定ができたら手帳には件名と時間を記入して、クラウドにはその詳細情報を書いておく。予定を確認したい時にはさっと手帳を見て、さらに詳細情報が欲しいときにはクラウドで確認する。
それぞれのメディアで同じ機能と情報量を持たせるのは無理な話、それぞれの得意分野を活かして使っていくことが併用していくためのコツですね。
まとめ
手帳とクラウドを併用するにはルールがあると続けやすいですよ。
