7月からフランクリンプランナーを使いだしましたが、その頃はデイリーリフィルにプライベートと仕事のタスクを管理・計画しているだけでした。
最近、さらに推し進めて、プライベートのタスクもフランクリンプランナーで管理するようにしておりまして。
今回はこの辺りをまとめてみます。
プライベートタスクの優先順位が低くなってしまう
プライベートと仕事で手帳を分けて使っていました。仕事のタスクは業務上のタスクを管理するだけ、プライベートのタスクはプライベートのタスクを管理するだけと。プライベートの時は仕事のことはあまり考えたくないのでプライベートと仕事のタスク管理を分離するという点では問題なかったのですけど、そのうち問題が生じるようになりました。
手帳を分離してタスク管理していると、当然と言えば当然なんですけど、会社では仕事用の手帳ばかりを眺めることになりますのでプライベートのタスクのことなんて忘れてしまうのです。今日は運動したいから早く帰りたいなどプライベート用の手帳にはしっかり書いてあるのですけど、仕事用の手帳には書いてもなく、仕事中はそのことをしっかり忘れてしまって残業してしまうことも。
仕事中は仕事のタスク優先で計画する。納期に間に合わないようなら残業も計画する。仕事のタスクだけを眺めていれば当然仕事中心になってしまう。自分の時間がどんどん無くなっていく中、自分の時間の優先順位がどんどんさがっていくことに。
プライベートの緊急ではなく重要な案件に手をつけるため、自分の時間も仕事同様に優先順位を上げるため、あえて一緒に管理することにしました。
フランクリンプランナーにマスタータスクリストとデイリータスクリストを作成する
フランクリンプランナーのスターターキットには初めから横罫のノートリフィルがありましたのでそれをマスタータスクリストとして使用することにしました。
ノートリフィルの1ページに1週間のマスタータスクリストを作成します。1ページの真ん中に縦線を引いて2分割し、左は仕事、右はプライベートとしてタスクを記入します。
緊急なタスクばかりしていると休息や体のメンテナンスなどの将来への自己投資が全くできなくなります。緊急で重要なタスク、緊急ではないけど重要なタスク、重要ではないけど緊急なタスク、緊急でも重要でもないタスクと4つのカテゴリーに分けてタスクを記入しております。
毎週末の週次レビュー・週次デザインの時にマスタータスクリストは毎回作り変えています。そのあとに1週間の各曜日に割り振ってデイリーリフィルへ記入していきます。毎回手書きで書き直しすることで自己にしっかりとインプットです。
リラックス、成長、メンテナンスの第2領域を大切にする
漫画を読む、雑誌を読む、ビジネス本を読む、模型をつくる、自転車にのる、ランニングするなど、仕事と比較して優先順位をどん底までおとしてしまいがちな項目ですね。でもこれらをすることでリラックスできる。自分にとっては大切な第2領域の時間です。そこを優先するために今回はプライベートと仕事のタスクリストを一緒に管理することにしました。
どうしても自宅で過ごす時間よりも会社で過ごす時間のが多いので、仕事がらみのタスクのがデイリータスクリストには多くなります。それに比べて自宅で過ごす時間はとても短いので第2領域のタスクはほとんどできないことも。でも一日1項目でもいいのでプライベートの第2領域タスクを実施できるように心がける。
まとめ
自己の成長と体と心のメンテナンスである第2領域の時間を大切に。
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