どたばたしていてせっかくToDoをトラベラーズノートにかき集めたのにそのままで死蔵させそうになったりして。最近のどたばたはどうも大変で。
気分を変えるのといつでも見える位置にToDoをおいておくということで以前から使用しているWunderlistにToDoを集めておくことにしました。
ToDoの優先順位はGTDを参考に
WunderlistにToDoを集めるといっても詰め込んだだけでは後から見返したときにどれからやっていいのかわからない、優先順位がぱっと判断できない。
すべてのToDoにたいして優先順位の連番をつけておけばどれから実施していいのか一目瞭然ですけど、それってとっても大変ですよね。
次に実施いなきゃいけないToDoとか、いつか実施できればいいけど忘れたくないから書き留めておくToDoとか。ToDoによっても実施したい時期は種類もあるだろうし。
そこで、タスク管理の界隈(?)では有名なGTD方式にならって分類することにしました。
GTD式のフォルダ分類
GTDでいうINBOXはそのまま受信箱とする。
「毎日のタスク」、「次にやる」、「連絡待ち」、「いつかやる」、「カレンダー」などにフォルダを作成しました。
「毎日のタスク」フォルダは毎日の習慣化したいタスクを入れております。リマイダーとして使用しているToDoですね。
「次にやる」フォルダはその名の通り次に実施するToDo。この中にいれたToDoはさらに７つの習慣にある緊急度と重要度のマトリックスからくる優先順位をハッシュタグで分類してあります。緊急かつ重要なのは＃No.1、重要なのは#No.2、緊急なのは#No.3、緊急でも重要でもないものは#No.4と。
「連絡待ち」フォルダはほかの人に依存したToDo、任していて連絡を待っているToDoを忘れないように。
「いつかやる」フォルダは気になっているんだけど、今じゃなくてもいいから後日実施しようと思っているToDoを分類。海外旅行とかの夢があったり、革細工で作りたいと思っていることとかが入っています。
「カレンダー」フォルダは実施する日付が決まっているToDoを保管してあります。”給料日に生活費をおろしてくる”とか”ラジオ英会話テキストの毎月の発売日に購入する”などを分類しております。
運用イメージ
受信箱にまずは思いついたToDoを入れておいて、５分以内にできるようならすぐにやってしまう。そうでなければ分類してフォルダへ移動する。
いつかしたいような内容ならば「いつかやる」フォルダへ移動、人に任せている内容ならば「連絡待ち」フォルダへ移動、実施する日付が決まっているのなら「カレンダー」フォルダへ移動する。
それ以外ならば「次にやる」フォルダになるのかな。
「次にやる」フォルダに入ったら緊急度と重要度のマトリックスで優先順位づけして#No.1から#No.4のハッシュタグをつけておく。
実際に実施するのは#No.1のToDoから。
「次にやる」フォルダの表示はアルファベット順にしてあるので#No.1のToDoは一番上に表示されます。ToDoを上から順番に実施していくイメージ。実際にはそのときの状況で実施順番は前後しますけどね。
まとめ
ここまでして見返したり振り返ったりしなければ意味がありません。ToDoの死蔵になってしまう。
日・週・月次レビューして見直して、常に眺めて振り返りが必要です。
関連記事
