そろそろ来年の手帳が気になる季節ですね。
今年の初めぐらいから仕事のタスク管理は手帳で実施しておりますが来年は仕事用手帳の運用を変更しようと考えていまして。
自分へのログとして今まで実施してきたタスク管理についてまとめておきます。
能率手帳でタスク管理
能率手帳の左ページはスケジュール管理に使い、右のページをタスク管理用に使います。
右のページは三等分になるように線を引いて、左から締め切り、今日のタスクリスト、マスタータスクリストを記入します。マタータスクリストの部分はさらに4つの領域に分けておきます。
各タスクのあたまには四角を書いておき、終了したらぬりつぶす。
マスタータスクリストは毎週作り変えます。抱えている仕事を全部書き出します。ここではあまり細かくは書かない。マスタータスクリストはタスクの内容によって第1領域から第4領域に分けて記入します。
前日か当日の朝に今日実施するタスクを記入します。その時に実際に実施する時間も左のスケジュールを使って考えておきます。バランスを考えて。
実際にタスクを実施する時はこのスケジュールを見ながらタスクを実施していきます。タスクが完了したら四角を黒く塗りつぶす。TaskChuteを導入するまではタスクの実施はこんな感じでした。
TaskChuteを導入してからは朝出社したらスケジュールを見ながらTaskChuteにタスクの予定を入力して実施していきます。帰宅する時になってTaskChuteのログを見ながら手帳のタスクリストを塗りつぶしていきます。
メリット・デメリット
手帳を中心としたタスク管理のメリットは手帳があればタスクが管理できる点です。クラウドN.G.な職場でも手帳があればタスクが管理できますし、自宅にタスクリストを持ち帰ってレビューや翌日のタスクデザインを実施することができます。
デメリットとしては仕事のスケジュールと手帳とを常に同期する必要がこと。スケジュールが正しく同期できていないとタスクスケジュールも適切に作れませんからね。
また、タスク実施の時間を管理してくれるものがないので別途時間管理する必要があるところ。常に完了するタスクならいいですけど「今日は数ページ資料を作成」のように続きがあるタスクだと気が付いたらだらだらとタスクを実施してしまうことも。これに対してはアラームアプリ等を使用して常に時間を意識できるようにしておくですかね。
まとめ
これはこれで自分にとってはうまく運用できていたのですけど、これとは別軸でカバンの中身を減らしたいと考えていまして。
