最近、週次レビューの時に一週間を通した予定を考えるようになりました。
以前はその日のタスクはその日に考えていたのですけど、それだとタスクとして実施する項目に偏りが出るようになりまして。
当日にタスク検討だと近視眼的になりやすい
以前はその日のタスクはその日に考えておりました。
その日、出勤してタスクリストからどの項目を選んでtaskchuteに登録して実施していく。
この方法、一見よさそうに思えるのですけど、どうもその日だけを見て、近視眼的にどのタスクをしていこうか考えてしまうのです。
納期が厳しいとかなら仕方ないですが、納期もそれほど厳しくなく重要度も大差なく、そんな項目ばかりだとどうも偏りが出てしまうんですよね。
たとえば、昨日そのタスクを実行したのでその残像が自分の中にあって他のものよりも印象が強く今日もそのタスクの続きをしようと考えてしまう。
気が付いたら毎日同じようなタスクを実施していて他の納期が厳しくなく重要なタスクは放置してしまっていた。
こんな感じにタスクに偏りが発生してしまうのです。
視野を広げるために一週間まとめてのタスクを計画する
近視眼的にタスク計画を作成しないように、最近では月曜日の朝の週次レビューのときに一週間まとめてざっくりとしたタスク計画を練ることにしました。
個々のタスクの重要度と緊急度を配慮しながら、緊急ではなく重要なタスクをなるべく実施できるように週の中のそれぞれの日の割り当てていく。
ただ、わたしの使用しているフランクリンプランナーは一日二ページのデイリーリフィルなので、これをそのまま使用するとどうしても近視眼的になってしまいます。かと言っても同梱されているマンスリーリフィルですとちょっと範囲が広いですし。
そこで、一週間を俯瞰できるように超整理手帳を復活させ、そこで一週間のタスク計画を考えることにしております。
一週間でざっくりとしたタスク計画を作成する
実際はこんな感じ。
週次レビューのときにまずはフランクリンプランナーのマンスリーリフィルを更新です。広い視点から計画を練るために。
職場のグループウエアにある予定や納期を更新・転記して事前に準備しておくことがないかなど確認しておく。
そして、超整理手帳を開きます。まずは予定の更新、空き時間をみながら自分が使える時間のイメージを把握します。
次にざっくりとしたタスク計画を書きこんでいきます。ここでは項目だけ、その空き時間でできそうな項目数を書く程度。わたしの場合、仕事のタスクは一項目2時間ぐらいを見ておりますので、その日に６時間の空きがあるようなら３項目ぐらいを書いておく感じです。
そこまで計画したら、日々の日次レビューのときに実際にタスクを実行する時間を計画していきます。
急遽打ち合わせが入ったときなどの対応は日次レビューのときに微調していく。
週次レビューのときの計画精度がよければ日次レビューのときにはほとんと項目を変更せずにすみます。
仕事のタスクもそうですけど、出勤帰宅の移動時や帰宅後のプライベートのタスクについてもこんな感じで一緒に計画していきます。
まとめ
実際にはさらにフランクリンプランナーに記入したタスクは能率手帳に書きこんでおき持ち歩くのは能率手帳、フランクリンプランナーは自宅待機となっております。
広い視点から徐々に日々にタスク落とし込んでいくのにこのような流れで計画しております。
